L'Échange de Données Informatisé (EDI) permet aux établissements de santé et leurs fournisseurs d'échanger des informations en utilisant des messages structurés quasiment en temps réel et en réduisant au maximum les risques d'erreurs. Les principaux documents échangés sont des bons de commandes, des bons de livraisons et des factures. Différentes normes et versions sont possibles pour structurer ces messages (OCI, Edifact, XML, ANSI, facture X ...).
Rapidité et fiabilité dans la transmission des informations sont les deux avantages immédiatement visibles de l'EDI.
Il suffit en effet de quelques minutes pour qu'une commande se retrouve directement intégrée dans le système informatique du fournisseur.
Avec le déploiement de l'UDI, ces informations sont alors structurées, contrôlées et standardisées.
Le passage à l’EDI s’accompagne d’une réduction des coûts de gestion de commande d'au moins 35 % et jusqu’à 90 % pour la facture ; le coût caché d’une commande pouvant aller de 80 à 160 €.
Pour l'établissement de santé, avoir une information qualifiée comme le bon de commande directement intégré dans son logiciel lui garantit le bon traitement de la commande par le fournisseur et lui fait gagner du temps lors de la réception de la commande. En cas de problème, l’acheteur peut compter sur la réactivité du Centre de Service d’Helpévia qui intervient auprès du fournisseur.
Le préalable à cette mise en place de l’EDI, c’est l’étape du mapping des bases de l’établissement avec celles d’Helpévia. Cette opération permet notamment de rationaliser sa base, en effaçant les doublons pour aboutir à la consolidation desinformations des commandes.
Enfin, l’EDI permet à l’établissement d’accéder à des statistiques complètes de ses consommations par fournisseur et/ou par environnement de produits (DM, endoscopie...), lui assurant des données précieuses pour le pilotage de ses achats.
Stéphanie Bégard de la clinique Axium, groupe Almaviva, passe toutes les commandes de sa PUI par EDI depuis presque 2 ans. Elle partage avec nous son retour d’expérience.
"L’EDI, c’est très pratique ! Sa mise en oeuvre et son utilisation sont très simples. Ca permet d’éviter de scanner, d’envoyer ensuite par mail, par fax. Il n’ y a pas de retard dans les envois de commandes. Une fois qu’elle est finalisée, il suffit de prendre l’option « Envoyer par EDI » et c’est tout. En temps réel, je reçois un accusé de réception et en fin de journée, le récapitulatif des commandes. Ces fonctionnalités sont installées sur tous nos postes et chacun dans l’équipe se l’est approprié. C’est complètement transparent. Ce qui est dommage c’est que je n’ai pas le réflexe et le temps de consulter le suivi des commandes, les statistiques car c’est un très bel outil.
Certes, on peut voir tous nos flux et alors ?! Il n’y a jamais eu de dysfonctionnement et c’est tellement simple !"
