La mutualisation de la fonction achat au sein du GCSMS Confluence

En 2015, dans un contexte de contraintes budgétaires, les directions générales de l’Unapei17, de l’Adapei79 et de l’Unapei86 ont pris conscience que la maîtrise des coûts et la recherche de pistes d’optimisation de leurs dépenses étaient devenues une nécessité incontournable.

Les trois associations ont alors décidé de créer Confluence, un Groupement de Coopération Social et Médico-Social, au sein duquel serait déployé un dispositif d’achat mutualisé.

Après une première phase d’audit et d’analyse des données d’achat des trois associations, l’activité a pu se structurer autour d’un plan d’actions pluriannuel dont l’objectif principal était la mise en place d’accords-cadres pour les fournitures de biens et de prestations revêtant un caractère stratégique.

Les travaux ont été organisés en mode projet, avec mise en place de commissions composées de membres issus des associations, désignés sur la base des compétences spécifiques aux sujets traités et pilotées par la responsable achats.
Par leur action lors des différentes étapes du projet– état des lieux / collecte des données d’entrée / analyse technique des offres / déploiement et suivi du marché, ces référents associatifs ont contribué de manière significative à la réalisation des objectifs.
Ce réseau ainsi constitué assure une proximité avec les utilisateurs et peut se faire le relai de tout évènement auprès de la responsable achats Confluence.

Si pendant ces premières années d’activité, le dispositif achat mutualisé Confluence s’attelle à la réalisation du plan d’action et à l’intégration de deux nouveaux membres, l’Adei et l’Apajh86, les conséquences de la crise sanitaire Covid et du conflit en Ukraine l’amènent à s’engager dans une nouvelle phase et à revoir sa stratégie afin de faire face aux nouveaux risques.

La création de partenariats avec des groupements d’achats est un des nouveaux axes de développement. Ainsi pour les familles d’achats répondant aux critères d’éligibilité et dont l’accord cadre Confluence arrive à échéance, l’opportunité d’intégrer le marché d’un groupement est systématiquement évaluée.