La dématérialisation du registre de sécurité, un changement réussi

L’Hôpital Privé Nord Parisien a opté pour cette alternative ergonomique, efficace et sécurisée.

En tant qu’établissements recevant du public (ERP), notre établissement est dans l'obligation de tenir un Registre de Sécurité. Comme beaucoup d’établissements, nous avions un registre papier. Son utilisation était parfois fastidieuse, comme tout support papier. Son suivi quotidien était une vraie préoccupation nécessitant une attention permanente, afin de s’assurer de la signature des intervenants, de la régularité, voire de la réalisation des prestations réglementaires. Et sa préparation en vue de la commission prenait un « certain temps » afin de récupérer les informations manquantes entre autres.

J’ai assisté aux Journées Techniques Helpévia 2020 et les présentations des solutions proposées par registresecurite.com et E-carnet, fournisseurs référencés Helpévia, m’ont convaincu. 
Ainsi, depuis l'été dernier nous avons adopté cet outil de gestion en ligne. 

Il résout naturellement les problématiques posées par les versions physiques et pallie à de nombreux obstacles à la gestion de la sécurité. Nous avons constaté de nombreux points positifs : 
• Un gain de temps : le temps de traitement des informations est réduit. Nos procédures internes sont optimisées.
• Un gain d’espace : les 2 armoires contenant les supports papier ont été remplacées par une solution en ligne, accessible à tout moment.
• Une simplification de la gestion des registres :  le pilotage est possible à distance et évite les déplacements physiques. Nous pouvons aussi créer, visualiser et gérer plusieurs registres à la fois.
• Le partage des informations est facilité : en un clic nous partageons, en temps réel, les données avec tous les collaborateurs, les intervenants et les autorités compétentes (comme la commission de sécurité). 
• La maîtrise des risques de sécurité : nous pouvons aisément planifier des formations, des visites de contrôle, des visites techniques et les commissions de sécurité. Ces rendez-vous, très importants, nécessitent une préparation d’envergure, cette solution permet d’élaborer une synthèse de tout le registre en un temps record.  
Le support en ligne prévoit aussi des alertes et des notifications : sur les formations à recycler, les interventions en retard… Les données sont faciles à analyser pour une GMAO.

Après une année d’utilisation, nous sommes ravis de cette solution et nous nous préparons pour d’autres projets (dématérialisation de la main courante, gestion dématérialisée des bâtiments…).

Habib OUGHLIS
Directeur Médico-technique
Hôpital Privé Nord Parisien (HPNP)
95200 Sarcelles

Contact : 
Benoit CARICAND
Responsable de Marchés Techniques
benoit.caricand@helpevia.fr