Depuis mars 2023, la Gestion Electronique des Documents (GED) est déployée sur tous les établissements APF France handicap. Un projet d’envergure porté par Toshiba avec sa solution E-Geide 100% cloud.
Gael Rajaona, coordinateur du projet, revient sur ce déploiement.
Quelle est la genèse du projet ?
En tant que commercial de la région AURA, je gérais la direction régionale APF France handicap pour les équipements multifonctions. Chaque établissement avait une organisation propre d’où une hétérogénéité de traitement des documents et des difficultés à les retrouver. Ces documents avaient plusieurs formats : électroniques, envoyés par mail, déposés sur des plateformes, courrier postal... La volonté était d’harmoniser et fluidifier les pratiques.
Nous sommes partis avec une carte blanche avec des questions de base : Que voulez-vous intégrer comme documents ? Quel classement ? Quel processus de validation ?... Après paramétrages et ajustements, le processus a été validé et lancé.
Compte-tenu du succès et du partenariat mis en place avec Frederic Marti Responsable Régional SI, le siège a souhaité dupliquer ce modèle sur l’ensemble du territoire national.
Comment avez-vous conduit ce projet d’une telle envergure ?
Nous avons mis en place de part et d’autre des groupes de projets et avons travaillé main dans la main avec un suivi précis des besoins, d’un planning serré : un accord signé fin 2022 pour un déploiement en mars et une finalisation en juin. Il a été primordial de bien connaître l’environnement, le fonctionnement d’APF France handicap, les profils métiers.
Quelles solutions concrètes la GED a-t-elle apportées ?
Le classement des documents, leur traçabilité, une signature directe dans l’interface maquettée pour l’association. Les factures, sont déposées et identifiées par IA et indexées par fournisseurs, montants..., le traitement des notes de frais est fluidifié. C’est un vrai gain de temps pour les équipes.
La GED bénéficie d’un nom de domaine personnel ce qui permet une expérience unique pour les utilisateurs APF France handicap.
Comment s’est passé le déploiement sur toute la France ?
La solution finalisée, il a fallu impulser une vraie dynamique pour engager les utilisateurs. Chaque responsable informatique en région a bénéficié d’une réunion de lancement et d’une formation spécifique tout comme les responsables financiers. Nous avons programmé des formations par métiers, soutenues par un support en ligne et des books spécifiques et bientôt des tutos vidéo. Même si la prise en main est fluide et simple, la conduite du changement pour vaincre les appréhensions est essentielle, c’est 80% du projet. La proximité avec les équipes a été primordiale.
Selon vous, quelle a été la clé de la réussite d’un tel projet ?
Tout d’abord, c’est une réelle proximité avec les équipes et être à leur écoute pour adapter la solution aux attentes. On est dans du « cousu-main ». D’autre part, le client garde la main sur sa solution. S’il souhaite la faire évoluer, il peut le faire sans faire appel à un tiers. C’est un produit qui s’adapte parfaitement aux PME, TPE, associations.
Nous sommes très fiers de ce projet construit avec APF France handicap !
Aujourd’hui la GED chez APF France handicap c’est :
+ de 1 000 utilisateurs
+ de 200 000 documents déposés
+ de 200 000 factures indexées
+ de 15 000 notes de frais
